POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ DE COPOLOFF*

Notre engagement envers nos conseillers, nos fournisseurs de produits d’assurance et vos clients :

Afin de fournir à nos conseillers et à leurs clients l’accès à des produits et services d’assurance, nous collectons certains de leurs renseignements personnels, habituellement au nom de nos fournisseurs de produits d’assurance. Notre engagement va au-delà des exigences légales en matière de protection des renseignements personnels. La confiance que nous accordent nos conseillers et nos assureurs, notamment pour notre capacité à préserver la confidentialité des renseignements personnels et la vie privée des personnes qui nous les fournissent, est essentielle au succès de notre entreprise. La présente politique s’applique à nos employés et aux tiers fournisseurs de services ou représentants avec qui nous concluons des contrats.

Motifs pour lesquels nous collectons, utilisons et conservons des renseignements personnels :

Nous agissons à titre d’intermédiaire entre les courtiers d’assurance et les agents généraux associés (collectivement les « conseillers ») et les compagnies d’assurance avec lesquelles nous faisons affaire, pour leur fournir des services administratifs et de marketing aux termes de contrats écrits. Dans leurs politiques de confidentialité, les assureurs nous désignent souvent par le terme « fournisseurs de services ». Les assureurs nous demandent d’obtenir, d’utiliser et de conserver les renseignements personnels essentiels des conseillers afin de déterminer leur aptitude à exercer à titre de conseillers et de conclure avec eux des contrats pour la distribution de produits financiers et pour les rémunérer. Ces renseignements comprennent les antécédents financiers et professionnels.

Nous obtenons des conseillers les renseignements des clients des assureurs afin de leur fournir des services et de leur donner accès aux produits des assureurs. Nos politiques doivent satisfaire aux normes que les assureurs établissent dans leurs politiques de confidentialité. Les renseignements personnels que les conseillers collectent des clients et nous fournissent pour que nous les transmettions aux assureurs sont des renseignements essentiels que nous utilisons pour fournir des services administratifs aux assureurs, lesquels doivent obtenir ces renseignements afin de fournir les produits et services que les clients demandent. Ces renseignements servent à déterminer le risque d’assurance, à évaluer l’admissibilité aux produits, à administrer les produits souscrits et à répondre à certaines exigences réglementaires. Ces renseignements peuvent inclure des renseignements et antécédents médicaux et des renseignements sur les passe-temps. Nous conservons certains de ces renseignements afin d’administrer les affaires, de fournir des services continus aux conseillers et aux assureurs, et lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi.

Nous pouvons utiliser des données anonymes pour gérer nos activités commerciales, déterminer les produits et services qui seraient avantageux pour les conseillers et leurs clients, ainsi que pour produire des rapports sur nos activités commerciales.

Limitation des collectes :

Nous ne collectons que les renseignements dont nous avons besoin pour exécuter nos contrats avec les conseillers et les assureurs, et satisfaire à nos obligations réglementaires. Nous n’utilisons que des moyens honnêtes et licites pour collecter ces renseignements. Nous ne collectons des renseignements qu’avec le consentement des personnes concernées.

Comment nous collectons les renseignements des clients :

Autant que possible, nous collectons les renseignements des clients directement des conseillers, à titre de représentants autorisés. Les renseignements peuvent être obtenus auprès d’organismes gouvernementaux, d’autres assureurs et d’institutions financières. Nous pouvons collecter les renseignements médicaux requis sur les clients des conseillers ou directement des clients. Nos tiers fournisseurs de services et d’autres représentants autorisés peuvent aussi collecter ces renseignements pour nous. Nous collectons les renseignements personnels des conseillers directement des conseillers, d’autres assureurs et organisations d’assurance, d’organismes gouvernementaux et de leurs employeurs et anciens employeurs.

Consentement :

Les clients consentent habituellement de façon explicite et implicite à ce que les assureurs reçoivent les renseignements personnels qui nous sont fournis, ce qui nous permet de remplir nos obligations contractuelles envers les assureurs. Nous agissons également en vertu des consentements explicites et implicites que les conseillers reçoivent afin de soutenir leurs activités commerciales. Nous recevons le consentement explicite des conseillers pour obtenir leurs renseignements personnels au moment de la sélection des conseillers et de l’établissement des contrats. Lorsqu’un conseiller ou un client demande ou utilise l’un ou l’autre des produits ou services que nous mettons à leur disposition, nous transmettons les renseignements nécessaires sur la foi d’un consentement implicite. Si nous recevons d’un assureur un avis comme quoi un conseiller ou un client a retiré son consentement pour l’utilisation ou la conservation de ses renseignements personnels, nous prenons les mesures nécessaires pour respecter la loi. Cela peut mettre fin à notre relation avec le conseiller. Nous suivons les directives de l’assureur en ce qui a trait à la situation du client.

Limites d’utilisation et de divulgation :

Nous utilisons et divulguons des renseignements personnels pour remplir nos obligations contractuelles, pour vous fournir des renseignements et lorsque nous sommes tenus de le faire en vertu de la loi. Nous pouvons divulguer ces renseignements personnels à nos employés ou à nos fournisseurs de services afin qu’ils puissent exercer leurs fonctions, ainsi qu’aux assureurs et à toute personne ou organisation à qui un consentement a été donné, et lorsque la loi l’autorise. Lorsque des renseignements personnels sont fournis à des fournisseurs de services, nous exigeons d’eux qu’ils protègent ces renseignements conformément à nos politiques et pratiques.

Nous pouvons aussi utiliser des renseignements personnels pour offrir des produits et services qui, selon nous, sont dans l’intérêt des conseillers et des clients, mais nous ne donnons et ne vendons jamais des renseignements personnels à des tiers aux fins de marketing.

Limite de conservation des renseignements :

Nous conservons les renseignements personnels dans nos dossiers aussi longtemps que nous en avons besoin pour les motifs indiqués, ou aussi longtemps qu’il est légalement requis ou permis de le faire.

Exactitude des renseignements :

Il incombe aux conseillers de garder les renseignements personnels que nous détenons sur eux et sur les clients aussi exacts et à jour que possible. Les assureurs et les conseillers sont responsables de nous tenir au courant de tous les avis de changement qu’ils reçoivent directement. Les gens peuvent contester l’intégralité et l’exactitude de leurs renseignements personnels que nous détenons. Nous apporterons toutes les corrections nécessaires aux renseignements des conseillers qui s’avèrent incomplets ou inexacts, et nous aviserons les tiers, notamment les assureurs, de toute correction apportée.

Les clients peuvent accéder à leurs renseignements personnels que nous détenons en présentant une demande d’accès à leur conseiller ou à l’assureur au nom de qui nous détenons ces renseignements. Si un client demande que des renseignements que nous détenons soient corrigés, nous suivrons les directives du ou des assureurs qui ont établi les produits et du conseiller qui est le représentant autorisé du client, suivant les corrections requises. Toute divergence ou anomalie concernant une exactitude sera documentée.

Protection des renseignements personnels :

Nous protégeons les renseignements personnels contre l’accès et l’utilisation non autorisés en nous assurant que des mesures sont en place, entre autres, des mesures de sécurité physique à nos bureaux, des politiques et procédures opérationnelles, des protocoles d’accès et des mesures technologiques pour nos systèmes informatiques et les dispositifs électroniques. Nous utilisons des mesures de protection pour prévenir l’accès non autorisé aux renseignements personnels pendant le processus de destruction.

Pour communiquer avec nous : Si vous avez des questions ou des préoccupations concernant la présente politique ou la façon dont nous gérons vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec notre chef de la protection de la vie privée. Veuillez noter que toute plainte doit être déposée par écrit. Nous ne répondrons pas aux plaintes par courriel.

Nom Shelley Copoloff, Chef de la protection de la vie privée
Adresse 5500 Royalmount # 325

Mont-Royal, QC H4P 1H7

Téléphone 514.731.9605 x 204
Télécopieur 514.731.7499
Courriel skcopoloff@copoloff.com

Pour communiquer avec le commissaire à la protection de la vie privée du Canada : Le commissaire encourage les gens à tenter de discuter d’abord de leurs préoccupations directement avec l’organisation concernée. Les heures d’ouverture sont de 8 h 30 à 16 h 30.

Sans frais : 1 800 282-1376

Téléphone 613 947-1698

Télécopieur : 613 947-6850

*« Copoloff » fait référence à Shelly K. Copoloff Insurance Agencies, Inc. (Les Agences D’Assurance Shelly K.Copoloff Inc.), Les Agences D’Assurance Copoloff Inc. (Copoloff Insurance Agencies Inc.) et à Courtiers D’Assurance Vie Rate Watchers Ltée (Rate Watchers Life Insurance Brokers Ltd.). Ces trois sociétés sont toutes dûment constituées en personnes légales, enregistrées en tant que firmes et ont leur siège social au 5500 avenue Royalmount, Suite 325, Mount-Royal, QC, H4P1H7

*Copoloff est utilisé uniquement pour l’efficacité de l’administration, afin que les processus administratifs soient identiques pour trois agences générales déléguées distinctes appartenant et contrôlées par les membres de la famille Copoloff.